Kapan Surat Jalan Bahan NCR Digunakan? Ini Penjelasannya

Dalam aktivitas pengiriman dan distribusi barang, surat jalan menjadi dokumen wajib yang berfungsi sebagai bukti resmi pengiriman. Agar proses administrasi lebih praktis dan efisien, banyak perusahaan memilih menggunakan surat jalan bahan NCR. Namun, kapan surat jalan bahan NCR digunakan dan dalam kondisi apa dokumen ini paling dibutuhkan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Pengertian Surat Jalan Bahan NCR

Surat jalan bahan NCR adalah surat jalan yang dicetak menggunakan kertas NCR (Non Carbon Required), yaitu kertas khusus yang dapat menghasilkan salinan otomatis tanpa perlu kertas karbon. Saat satu lembar ditulis atau dicetak, informasi yang sama akan langsung tercetak pada lembar di bawahnya.

Biasanya surat jalan NCR terdiri dari beberapa rangkap (ply), seperti 2 ply, 3 ply, atau 4 ply, yang masing-masing digunakan untuk keperluan berbeda, misalnya untuk pelanggan, bagian pengiriman, dan arsip perusahaan.

Kapan Surat Jalan Bahan NCR Digunakan?

Penggunaan surat jalan bahan NCR tidak selalu wajib, namun sangat dianjurkan dalam situasi tertentu. Berikut beberapa kondisi kapan surat jalan bahan NCR digunakan:

1. Saat Pengiriman Barang Membutuhkan Bukti Rangkap. Jika pengiriman barang melibatkan lebih dari satu pihak, seperti penjual, kurir, dan pembeli, maka surat jalan NCR sangat dibutuhkan. Setiap pihak dapat langsung memperoleh salinan dokumen yang sama tanpa perlu mencetak ulang.
2. Ketika Transaksi Dilakukan Secara Offline. Dalam transaksi offline atau manual, surat jalan NCR membantu pencatatan data secara langsung di lokasi tanpa harus menggunakan sistem digital.
3. Untuk Distribusi Barang dalam Jumlah Besar. Perusahaan distributor, pabrik, dan grosir sering melakukan pengiriman dalam jumlah besar. Surat jalan bahan NCR memudahkan pencatatan barang keluar dan meminimalkan kesalahan data.
4. Saat Dibutuhkan Arsip Administrasi yang Rapi. Surat jalan NCR sangat cocok digunakan ketika perusahaan membutuhkan dokumentasi yang tertib dan mudah dilacak, terutama untuk laporan stok dan keuangan.
5. Ketika Pengiriman Harus Disertai Tanda Tangan Penerima. Dengan surat jalan NCR, tanda tangan penerima otomatis tercetak di semua rangkap, sehingga keabsahan dokumen tetap terjaga.
6. Untuk Usaha yang Belum Sepenuhnya Digital. Bagi UMKM atau perusahaan yang masih menggunakan sistem administrasi manual, surat jalan NCR menjadi solusi praktis dan hemat biaya.

Jenis Usaha yang Wajib Menggunakan Surat Jalan NCR

Beberapa jenis usaha yang sangat disarankan menggunakan surat jalan bahan NCR antara lain:

• Perusahaan logistik dan ekspedisi
• Distributor dan supplier barang
• Pabrik dan manufaktur
• Toko grosir dan retail
• UMKM bidang perdagangan

Penggunaan surat jalan NCR membantu usaha-usaha tersebut bekerja lebih profesional dan terorganisir.

BACA JUGA: Surat Jalan Bahan NCR: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Keuntungan Menggunakan Surat Jalan Bahan NCR

Selain mengetahui kapan digunakan, penting juga memahami keuntungannya:

• Menghemat waktu dan tenaga
• Tidak memerlukan kertas karbon
• Data lebih konsisten dan akurat
• Memudahkan proses audit
• Tampilan dokumen lebih profesional

Keuntungan ini menjadikan surat jalan NCR sebagai pilihan utama dalam sistem administrasi pengiriman.

Ingin cetak Surat Jalan NCR murah dan berkualitas? Solusinya adalah Percetakan Manggu. Silahkan datang ke alamat Jalan Cibiru Indah 1B Blok F (Rumah Hijau Samping Kosan Arjuna), Cibiru Wetan, Cileunyi, Kab. Bandung. Anda juga bisa menghubungi kami melalui WhatsApp.  

 #SuratJalan #SuratJalanNCR #BahanNCR #KertasNCR #DokumenPengiriman #Percetakan #CetakSuratJalan #CetakNCR #CetakNota #Printing